به طور کلی می توان برای هر پروژه سه عضو بسیار مهم و تاثیر گذار تعریف کرد.

1-    حامیان پروژه

2-   ذینفعان پروژه

3-  مدیر پروژه

تعریف حامیان پروژه : آغاز گر پروژه می باشند، بر اقتدار گروه می افزایند و ارشد ترین عضو گروه می باشند.

تعریف ذینفعان پروژه: کلیه اشخاص و گروه هایی که از نتایج اجرای پروژه نفع می برند.

تعریف مدیر پروژه: مسئول تحقق بخشیدن به اهداف کلی پروژه و رهبری گروه های مربوطه می باشد.

 

مثال: مالک ساختمانی تصمیم می گیرد که برای آپارتمان خود که 4 واحد دارد، یکی از آن 4 واحد را خودش استفاده می نماید و 3 واحد دیگر را اجاره داده است، یک سیستم آبگرمکن خورشیدی نصب نماید، به یک آقای مهندسی مراجعه می نماید و از او می خواهد که مسئولیت این پروژه را قبول نماید. بنا بر تعریف های فوق:

 

حامی پروژه: مالک ساختمان

ذینفعان پروژه: مالک ساختمان و سه مستاجرش

مدیر پروژه: آقای مهندس

 

  حال این سوال پیش می آید این تعریف ها چه کمکی به مدیر پروژه خواهد کرد :

 یکی از کاربرد های این گونه تعریف ها این است که حدود وظایف به صورت کلی مشخص می شود، من خودم به عنوان مدیر پروژه، بعضی اوقات حواسم به این تعریف ها نبوده و خودم را با حامی پروژه اشتباه می گرفتم و این باعث می شد علاوه بر سخت شدن روابط کاریم با حامی و ذینفعان پروژه، روند رو به رشد پروژه را هم کند نمایم. و با بررسی در چند مورد نمونه متوجه شدم که خیلی از کارفرما هم همین مشکل را با مدیران پروژه های خود داشته اند. آن ها از اینکه مدیران پروژه به جای اجرای خواسته هایشان به تغییر ماهیت پروژه می پردازند شکایت داشتند و اعلام می داشتند که خیلی از زمان پروژه به بحث هایی می گذشت که خیلی به مدیران پروژه ارتباطی نداشته است.

برای توضیح بیشتر:

در همان مثالی که گذشت فرض کنید مدیر پروژه با مالک ساختمان جلسه برگزار کند و بخواهد او را از استفاده از آبگرمکن خورشیدی منصرف نماید و پیشنهاد های دیگری به او بدهد که در این صورت حامی پروژه ناراضی خواهد شد. اگرچه شاید نظر مدیر پروژه از منظری درست باشد ولی یک مدیر پروژه باید بداند مسئول تحقق بخشیدن به اهداف کلی پروژه که توسط حامی پروژه تعیین می شود، می باشد.