وبلاگ شخصی پیمان تسنیمی

آنچه دوست دارم برای دوستانم بگویم

وبلاگ شخصی پیمان تسنیمی

آنچه دوست دارم برای دوستانم بگویم

من پیمان تسنیمی، فارغ التحصیل رشته مهندسی مکانیک در گرایش سیالات هستم و در زمینه تاسیسات و انرژی های نو مشغول به کار می باشم. در این وبلاگ سعی دارم مطالبی را که دوست دارم و فکر می کنم به کار دوستانم می آید را بنویسم. امیدوارم که شما هم من را در درست اندیشیدن با نظراتتان یاری فرمایید.

۹ مطلب با موضوع «مدیریت پروژه» ثبت شده است

در ادامه قسمت اول، در این پست به چند نکته تکمیلی در مورد تهیه بودجه برای پروژه خواهم پرداخت،

اولین نکته که به آن اشاره خواهم کرد، این است که تهیه بودجه به چه کار می آید و چه کمکی به مدیر پروژه خواهد کرد، با اهمیت ترین کمک هایی که تهیه بودجه به  ما خواهد کرد عبارتند از :

1-    می توان سود های پیش بینی شده را در مقابل هزینه های پیش بینی شده قرار داد و منطقی بودن و نبودن اجرای پروژه را مشخص نمود

2-    می توان مشخص نمود یا سرمایه لازم جهت اجرای پروژه وجود دارد یا نه؟ و درصورتیکه پاسخ نه می باشد، چه راه هایی را می توان برای تامین مالی آن در نظر گرفت

دومین نکته مهم در تهیه بودجه، توجه به انواع هزینه هاست و اینکه بدانیم برای هر پروژه دو نوع هزینه را باید در نظر گرفت، هزینه های مستقیم و هزینه های غیر مستقیم. هزینه های مستقیم که همانطور از نامش مشخص می باشد، مربوط به این پروژه خاص می باشد ولی نکته مهم دیگر هزینه های غیر مستقیم می باشد که شامل هزینه های بالاسری، عمومی، اداری، هزینه های دفتری و .... می شود.

نکته سوم که در تهیه بودجه می تواند به شما کمک کند، این است که در نظر داشته باشید تهیه بودجه هر پروژه از سه مرحله تشکیل می شود:

مرحله اول: برآورد تقریبی اولیه

مرحله دوم : برآورد مشروح با جزئیات بیشتر

مرحله سوم: بودجه تکمیل شده و تایید شده.

  • پیمان تسنیمی

مدیریت پروژه 

بدیهی است که هر پروژه ای برای آنکه بتواند اجرایی بشود نیاز به بودجه دارد. پروژه ای که برای آن بودجه پیش بینی نشده است می توان به احتمال زیاد عدم اجرای موفق آن را حدس زد.

برای تهیه بودجه لازم است به موارد ذیل توجه داشته باشیم:

قبل از تهیه بودجه لازم است تا طرح توجیهی به صورت کاملا ملاحظه کارانه تهیه شود و سپس با توجه به سود اوری و جریان مالی  طرح توجیهی، بودجه پروژه تهیه گردد. 

 بعد از طرح توجیهی بودجه با توجه به روند پیشرفت فیزیکی و زمانی پروژه نوشته خواهد شد. به طور مثال فرض کنید پروژه شما باید در دو سال با بودجه 200 میلیون تومان انجام شود شما باید در بودجه بندی خود مشخص کنید پس از دو ماه زمانی ویا 20 درصد پیشرفت فیزیکی چقدر از بودجه مصرف خواهید کرد. 

نکته بسیار مهم در تهیه بودجه پروژه ، مشخص کردن نحوه تامین بودجه است. آیا قرار است تمام آن را سهامداران تامین کنند و یا اینکه برای تامین آن وام خواهید گرفت و یا اینکه لازم است از درآمد دیگر پروژه ها تامین شود.


  • پیمان تسنیمی

تعریف فرمول های توصیف گر های عملکرد مدیریت ارزش کسب شده

واریانس برنامه زمانی = ارزش کسب شده ارزش برنامه ریزی شده

واریانس هزینه=ارزش کسب شده هزینه واقعی

ضریب عملکرد برنامه زمانی = ارزش کسب شده / ارزش برنامه ریزی شده

ضریب عملکرد هزینه = ارزش کسب شده / هزینه واقعی

 

تفسیر واریانس های هزینه و برنامه زمانی

واریانس

 منفی

صفر

مثبت

برنامه زمانی

عقب تر از برنامه ی زمانی

همگام با برنامه ی زمانی

جلوتر از برنامه زمانی

هزینه

عقب تر از بودجه

همگام با بودجه

جلوتر از بودجه

 

 

تفسیر شاخص ها یاعملکرد هزینه و برنامه زمانی

شاخص

 کمتر از 1/0

1/0

بیشتر از 1/0

برنامه زمانی

عقب تر از برنامه ی زمانی

همگام با برنامه ی زمانی

جلوتر از برنامه زمانی

هزینه

عقب تر از بودجه

همگام با بودجه

جلوتر از بودجه

  • پیمان تسنیمی

توضیح چند اصلاح مهم مدیریت ارزش کسب شده

ارزش برنامه ریزی شده (PV): بودجه تصویب شده برای کاری که طبق برنامه زمانی باید در زمانی مشخص به سرانجام برسد، به آن هزینه ی مالی کار برنامه ریزی شده نیز می گویند.

ارزش کسب شده (EV): بودجه ی تصویب شده برای کاری که عملا در تاریخ معین به سرانجام رسیده است به آن هزینه مالی کار انجام شده نیز می گویند

هزینه واقعی (AC): هزینه های واقعی ای که صرف کار انجام شده در زمان معین شده است. به آن هزینه ی واقعی کار انجام شده نیز می گویند.

مثال ساده برای فهم اصلاحات فوق :

فرض کنید شما مدیر پروژه احداث یک ساختمان می باشیدو قرار بوده است در ماه اول حصاری دور زمین ساختمان احداث نمایید و برای انجام این حصار مبلغ 50 میلیون تومان پیش بینی شده بود. حال شما از پروژه عقب هستید و توانسته اید 75 درصد حصار را انجام بدهید و برای این کار 30 میلیون تومان هزینه کرده اید. بدین ترتیب اصطلاحات فوق به شرح ذیل می باشد.

ارزش برنامه ریزی شده : 50 میلیون تومان

ارزش کسب شده : 37.5 میلیون تومان  (هفتاد و پنج درصد بودجه در نظر گرفته شده)

هزینه واقعی: 30 میلیون تومان 

 

 

 


  

 

 

  • پیمان تسنیمی

مدیریت بر عملکرد پروژه با مدیریت ارزش کسب شده

Earned Value Management (EVM)

فرض کنید یک سال از شروع پروژه  احداث یک واحد مسکونی که شما مدیر پروژه آن هستید می گذرد و تا این لحظه حدود یک میلیارد تومان خرج کرده اید و طبق برنامه شما باید تا این لحظه یک میلیارد و دویست میلیون  تومان خرج می کردید.

حال چند سوال پیش می آید:

1-    آیا شما توانسته اید 200 میلیون تومان صرفه جویی کنید.

2-    یا اینکه شما از برنامه زمان بندی عقب هستید و تا این لحظه به همان اندازه پیش بینی شده هزینه کرده اید.

3-    یا اینکه شما نه تنها از برنامه زمانبندی عقب هستید بلکه هزینه های انجام شده نیز جلوتر از برنامه شماست.

4-    و حال چندین پرسش دیگر

 

چگونه می توان فهمید که کدامیک از موارد فوق درست می باشد.

پاسخ این پرسش را می توان در مدیریت ارزش کسب شده بدست آورد که در پست های بعدی به شرح آن خواهیم پرداخت. 


  • پیمان تسنیمی

  • پیمان تسنیمی


یکی از مهارت هایی که می تواند ما در روابط کاری و غیر کاری کمک برساند، مهارت نه گفتن می باشد. در فرهنگ ما ایرانیان، راضی نگه داشتن اطرافیان یک ارزش اخلاقی به حساب می آید و این ارزش باعث شده است که ما در روابط اجتماعی خودمان، در گفتن کلمه "نه" به درخواست طرف مقابل به مشکل بر خوریم. و اگر هم بتوانیم نه بگوییم آن وقت دچار عذاب وجدان خواهیم شد و حس خوبی نخواهیم شد. برای رهایی از این مشکل چند نکته است که باید به آن توجه داشت:

1-    اولا مطمئن باشید که نه گفتن به درخواست طرف مقابل، یک تصمیم درست و منطقی می باشد و ما را در رسیدن به اهدافمان کمک خواهد کرد

 

2-    وقتی می خواهیم نه بگوییم به خود موضوع فکر کنیم ، به عکس العمل طرف مقابل، چون اگر ما به این نتیجه رسیده ایم که تصمیم ما مبنی بر رد درخواست طرف مقابل، تصمیم صحیحی می باشد نباید نگران ناراحتی طرف مقابل باشیم

 

3-    نقاط ضعف و حساس خود را خوب بشناسید، خیلی مواقع وقتی که ما نه می گوییم طرف مقابل به نکته و یا موضوعی اشاره می کند که ما را مجبور به تغییر موضع می کند، شناسایی نقاط ضعف و حساس این کمک را به ما خواهد کرد تا در این مواقع، هوشیار باشیم و با خود آگاهی در پایبندی به تصمیم گرفته شده، موفق عمل کنیم.

 

4-    در صورتیکه می خواهیم پاسخ نه بدهیم ولی در موقعیتی قرار داریم که معذب هستیم، پاسخ را به زمان دیگری انداختن، کار بسیار اشتباهی می باشد، در بیشتر مواقع این تاخیر به شما کمکی نخواهد کرد بلکه به درگیر شدن ذهن شما با موضع و در نتیجه سخت تر شدن رد درخواست طرف مقابل منجر خواهدشد.

 

5-    بهتر است در لحظه گفتن کلمه نه به چهره طرف مقابل نگاه نکنید ولی بعد از آن برای ادامه مکالمه و بیان دلایل خود، با طرف مقابل خود ارتباط چشمی برقرار کنید.

 

6-     بلافاصله بعد از نه گفتن، شروع به بیان دلایل خود نکنید، مواظب باشید چون قطعا طرف مقابل در تلاش گرفتن بله از شما می باشد، پس از شنیدن پاسخ منفی از شما شروع خواهد کرد به بیان دلایل خود و توضیح خواستن از شما، که اگر شما بلافاصله بعد از نه گفتن دلایل خود را مطرح کرده باشید، آن وقت دیگر دلایلی برای مطرح کردن ندارید.

 

7-    یکی دیگر از مهمترین نکاتی را که باید در نه گفتن در نظر داشته باشید، این نکته می باشد که علت نه گفتن خود را به گردن چیز و یا کس دیگر نیاندازید. چون امکان داد که آن ها نپذیرند و شما مجبور به پذیرفتن درخواست طرف مقابل بگردید.

 

 

 

 

  • پیمان تسنیمی

به طور کلی می توان برای هر پروژه سه عضو بسیار مهم و تاثیر گذار تعریف کرد.

1-    حامیان پروژه

2-   ذینفعان پروژه

3-  مدیر پروژه

تعریف حامیان پروژه : آغاز گر پروژه می باشند، بر اقتدار گروه می افزایند و ارشد ترین عضو گروه می باشند.

تعریف ذینفعان پروژه: کلیه اشخاص و گروه هایی که از نتایج اجرای پروژه نفع می برند.

تعریف مدیر پروژه: مسئول تحقق بخشیدن به اهداف کلی پروژه و رهبری گروه های مربوطه می باشد.

 

مثال: مالک ساختمانی تصمیم می گیرد که برای آپارتمان خود که 4 واحد دارد، یکی از آن 4 واحد را خودش استفاده می نماید و 3 واحد دیگر را اجاره داده است، یک سیستم آبگرمکن خورشیدی نصب نماید، به یک آقای مهندسی مراجعه می نماید و از او می خواهد که مسئولیت این پروژه را قبول نماید. بنا بر تعریف های فوق:

 

حامی پروژه: مالک ساختمان

ذینفعان پروژه: مالک ساختمان و سه مستاجرش

مدیر پروژه: آقای مهندس

 

  حال این سوال پیش می آید این تعریف ها چه کمکی به مدیر پروژه خواهد کرد :

 یکی از کاربرد های این گونه تعریف ها این است که حدود وظایف به صورت کلی مشخص می شود، من خودم به عنوان مدیر پروژه، بعضی اوقات حواسم به این تعریف ها نبوده و خودم را با حامی پروژه اشتباه می گرفتم و این باعث می شد علاوه بر سخت شدن روابط کاریم با حامی و ذینفعان پروژه، روند رو به رشد پروژه را هم کند نمایم. و با بررسی در چند مورد نمونه متوجه شدم که خیلی از کارفرما هم همین مشکل را با مدیران پروژه های خود داشته اند. آن ها از اینکه مدیران پروژه به جای اجرای خواسته هایشان به تغییر ماهیت پروژه می پردازند شکایت داشتند و اعلام می داشتند که خیلی از زمان پروژه به بحث هایی می گذشت که خیلی به مدیران پروژه ارتباطی نداشته است.

برای توضیح بیشتر:

در همان مثالی که گذشت فرض کنید مدیر پروژه با مالک ساختمان جلسه برگزار کند و بخواهد او را از استفاده از آبگرمکن خورشیدی منصرف نماید و پیشنهاد های دیگری به او بدهد که در این صورت حامی پروژه ناراضی خواهد شد. اگرچه شاید نظر مدیر پروژه از منظری درست باشد ولی یک مدیر پروژه باید بداند مسئول تحقق بخشیدن به اهداف کلی پروژه که توسط حامی پروژه تعیین می شود، می باشد.  

  • پیمان تسنیمی

تعریف پروژه

۲۹
مرداد

ر ابتدا برای اینکه بدانیم قرار است چه کنیم و بر سر چه موضوعی بحث کنیم لازم است باهم درمورد مفاهیم اصلی تعریف مشخصی داشته باشیم بنابراین اگر قرار است در این سری نوشته ها به بحث در مورد  مدیریت پروژه بپردازیم لازم است تا تعریف مشخصی از پروژه داشته باشیم.


پس از جستجو در منابع مختلف که به تعریف ماهیت پروژه پرداخته اند به نظرم تعریف ذیل بسیار ساده و کارآمد می باشد.


به مجموعه ای از فعالیت های طرح ریزی شده در جهت کسب نتیجه ای معین که باید در قالب یک مقیاس زمانی مشخص و با استفاده از بودجه ای معین انجام گیرد پروژه گفته می شود.


 


همانطور که از تعریف پروژه مشخص می باشد، هر پروژه از چهار بخش اصلی و مهم تشکیل شده است که عبارتند از : 1- فعالیت ها 2- داشتن هدف 3- داشتن مقیاس زمانی 4- بودجه ای معین


این تعریف مشخص می کند که رنگ کردن خانه، خریدن ماشین، احداث کارخانه، جابه جای خانه، مسافرت کردن، گزارش نویسی ، احداث یک واحد پتروشیمی و... همه یک پروژه می باشد چون هر 4 تا مولفه را دارا هستند. برای توضیح بیشتر دو  مثال موضع رنگ کردن خانه  و گزارش نویسی را با هم بررسی می کنیم در ابتدا رنگ کردن خانه را بررسی می کنیم :


رنگ کردن خانه


1-    فعالیت ها :


پیدا کردن نقاش ماهر با قیمیت مناسبآماده سازی دیوار هاخرید تجهیزاتانتخاب رنگ و ساختن رنگانجام عملیات رنگ کردنتمیز کار و رفع عیوب احتمالیپایان کار و تسویه حساب


2-    داشتن هدف: رنگ کردن خانه برای اینکه زیباتر باشد


3-    داشتن مقیاس زمانی: برای مثال برای یک ماه


4-     بودجه ای معین: 4 میلیون تومان


 


گزارش نویسی


1-    فعالیت ها :


جمع آوری مطالبتعیین فرمت گزارشنوشتن پیش گزارشویرایشچاب و پرینت گزارشارسال برای مدیر مربوطهپاسخ سوال های احتمالی مدیر مربوطه


2-    داشتن هدف: بیان شرح فعالیت ها برای اینکه در سیستم اداری ثبت و ضبط گردد.


3-    داشتن مقیاس زمانی : مدت زمان یک هفته


4-    بودجه ای معین : 2 نفر نیرو انسانی


بنابر این تعریف کارهای روزمره ما شامل تعریف پروژه نمی شود چون درست است که شامل فعالیت است ولی مدت زمان مشخص ندارد و اگر بتوانیم بخشی از کار های شخصی و کاری خود را که به نظر کوچک و ساده می رسند در قالب یک پروژه تعریف کنیم و از تکنیک های مدیریت پروژه استفاده نماییم، می توانیم کارآیی خودمان را افزایش دهیم.


  • پیمان تسنیمی