ر ابتدا برای اینکه بدانیم قرار است چه کنیم و بر سر چه موضوعی بحث کنیم لازم است باهم درمورد مفاهیم اصلی تعریف مشخصی داشته باشیم بنابراین اگر قرار است در این سری نوشته ها به بحث در مورد  مدیریت پروژه بپردازیم لازم است تا تعریف مشخصی از پروژه داشته باشیم.


پس از جستجو در منابع مختلف که به تعریف ماهیت پروژه پرداخته اند به نظرم تعریف ذیل بسیار ساده و کارآمد می باشد.


به مجموعه ای از فعالیت های طرح ریزی شده در جهت کسب نتیجه ای معین که باید در قالب یک مقیاس زمانی مشخص و با استفاده از بودجه ای معین انجام گیرد پروژه گفته می شود.


 


همانطور که از تعریف پروژه مشخص می باشد، هر پروژه از چهار بخش اصلی و مهم تشکیل شده است که عبارتند از : 1- فعالیت ها 2- داشتن هدف 3- داشتن مقیاس زمانی 4- بودجه ای معین


این تعریف مشخص می کند که رنگ کردن خانه، خریدن ماشین، احداث کارخانه، جابه جای خانه، مسافرت کردن، گزارش نویسی ، احداث یک واحد پتروشیمی و... همه یک پروژه می باشد چون هر 4 تا مولفه را دارا هستند. برای توضیح بیشتر دو  مثال موضع رنگ کردن خانه  و گزارش نویسی را با هم بررسی می کنیم در ابتدا رنگ کردن خانه را بررسی می کنیم :


رنگ کردن خانه


1-    فعالیت ها :


پیدا کردن نقاش ماهر با قیمیت مناسبآماده سازی دیوار هاخرید تجهیزاتانتخاب رنگ و ساختن رنگانجام عملیات رنگ کردنتمیز کار و رفع عیوب احتمالیپایان کار و تسویه حساب


2-    داشتن هدف: رنگ کردن خانه برای اینکه زیباتر باشد


3-    داشتن مقیاس زمانی: برای مثال برای یک ماه


4-     بودجه ای معین: 4 میلیون تومان


 


گزارش نویسی


1-    فعالیت ها :


جمع آوری مطالبتعیین فرمت گزارشنوشتن پیش گزارشویرایشچاب و پرینت گزارشارسال برای مدیر مربوطهپاسخ سوال های احتمالی مدیر مربوطه


2-    داشتن هدف: بیان شرح فعالیت ها برای اینکه در سیستم اداری ثبت و ضبط گردد.


3-    داشتن مقیاس زمانی : مدت زمان یک هفته


4-    بودجه ای معین : 2 نفر نیرو انسانی


بنابر این تعریف کارهای روزمره ما شامل تعریف پروژه نمی شود چون درست است که شامل فعالیت است ولی مدت زمان مشخص ندارد و اگر بتوانیم بخشی از کار های شخصی و کاری خود را که به نظر کوچک و ساده می رسند در قالب یک پروژه تعریف کنیم و از تکنیک های مدیریت پروژه استفاده نماییم، می توانیم کارآیی خودمان را افزایش دهیم.